SOP SIMAK untuk mahasiswa angkatan 2008 kebawah

Depan | Ilkom | F.A.Q | Kontak

STANDAR OPERATION PROCEDURE
PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK MAHASISWA
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS SRIWIJAYA

A. Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)

  1. Mahasiswa mengambil formulir KRS di bagian registrasi Fasilkom sesuai jadwal pengisian KRS yang telah ditentukan dalam kalender akademik. Pengambilan formulir KRS harus dilakukan sendiri oleh mahasiswa yang bersangkutan (tidak boleh diwakilkan). Pada waktu pengambilan formulir KRS, mahasiswa harus menunjukkan bukti pelunasan SPP semester yang akan berjalan berupa kwitansi asli pembayaran di Bank. Jika karena suatu halangan mahasiswa tidak dapat mengambil sendiri formulir KRS, maka mahasiswa yang bersangkutan harus memberi kuasa kepada orang lain dengan surat kuasa bermeterai Rp. 6.000,- (enam ribu rupiah) untuk mengambil KRS.
  2. Mahasiswa menandatangani tanda terima KRS yang berisi NIM, NAMA, Program Studi yang bersangkutan, dan tanggal pengambilan KRS.
  3. Mahasiswa mengkonsultasikan mata kuliah yang akan diambil ke Penasihat Akademik (PA) dengan menunjukkan KHS asli semester terakhir.
  4. Mahasiswa mengisi KRS sesuai petunjuk pengisian KRS.
  5. Mahasiswa memfotocopy KRS yang telah ditandatangani oleh PA sebanyak 3 (tiga) rangkap. KRS asli dan 1 (satu) lembar salinan untuk bagian registrasi FASILKOM, 1 (satu) lembar salinan untuk PA dan 1 (satu) lembar salinan untuk yang bersangkutan. Penyerahan KRS ke bagian registrasi FASILKOM harus sesuai dengan jadwal pengisian KRS dalam kalender akademik.
  6. Mahasiswa menandatangani tanda penyerahan KRS yang berisi NIM, NAMA, Program Studi yang bersangkutan, dan tanggal penyerahan KRS.

B. Pemrosesan KRS

  1. Petugas registrasi FASILKOM menyusun KRS berdasarkan urutan NIM perangkatan dan dikelompokkan per-program studi.
  2. Petugas registrasi FASILKOM menyampaikan KRS ke Petugas Simak paling lambat
    2 (dua) hari setelah batas akhir jadwal pengisian KRS dalam kalender akademik.
  3. Petugas Simak melakukan pemrosesan data KRS dan selanjutnya menerbitkan
    Kartu Studi Mahasiswa (KSM).
  4. Petugas Simak menyampaikan KSM ke bagian registrasi FASILKOM selambatlambatnya
    2 (hari) setelah KRS diterima oleh Petugas Simak.
  5. Petugas registrasi FASILKOM mendistribusikan KSM ke masing-masing mahasiswa. Petugas registrasi FASILKOM membubuhkan cap stempel FASILKOM pada foto yang telah ditempel pada KSM apabila tidak ada kesalahan dalam KSM. Jika terdapat kesalahan dalam KSM, maka mahasiswa yang bersangkutan harus melapor ke petugas bagian registrasi FASILKOM dengan membawa KSM dan salinan KRS, petugas bagian registrasi FASILKOM segera menyampaikan ke petugas Simak. Petugas Simak akan memperbaiki KSM dan mengganti dengan KSM yang baru. Petugas Registrasi FASILKOM membubuhkan cap stempel Fasilkom pada foto yang telah ditempel pada KSM yang telah diperbaiki.
  6. Perbaikan KSM dilakukan dalam masa pengisian KPRS.

C. Pengisian Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS)

  1. Pengisian KPRS dilakukan jika mahasiswa ingin melakukan perubahan terhadap rencana studi dan dilaksanakan sesuai dengan jadwal pengisian KPRS dalam kalender akademik. Mahasiswa mengambil formulir KPRS di bagian registrasi FASILKOM sesuai jadwal pengisian KPRS yang telah ditentukan dalam kalender akademik. Pengambilan formulir KPRS harus dilakukan sendiri oleh mahasiswa yang bersangkutan (tidak boleh diwakilkan) dengan menunjukkan salinan KRS. Jika karena suatu halangan mahasiswa tidak dapat mengambil formulir KPRS, maka mahasiswa yang bersangkutan harus memberi kuasa kepada orang lain dengan surat kuasa bermeterai Rp. 6.000,- (enam ribu rupiah) untuk mengambil formulir KPRS.
  2. Mahasiswa menandatangani tanda terima KPRS yang berisi NIM, NAMA, Program Studi yang bersangkutan, dan tanggal pengambilan KPRS.

  3. Mahasiswa mengkonsultasikan mata kuliah yang akan diambil ke Penasihat Akademik (PA) dengan menunjukkan KHS asli semester terakhir dan foto copy KRS.
  4. Mahasiswa mengisi KPRS sesuai petunjuk pengisian KPRS.

  5. Mahasiswa memfotocopy KPRS yang telah ditandatangani oleh PA sebanyak 3 (tiga) rangkap. KPRS asli, KSM asli dan 1 (satu) lembar salinan untuk bagian registrasi FASILKOM, 1 (satu) lembar salinan untuk PA dan 1 (satu) lembar salinan untuk yang
    bersangkutan. Penyerahan KPRS ke bagian registrasi FASILKOM harus sesuai
    dengan jadwal pengisian KPRS dalam kalender akademik.
  6. Mahasiswa menandatangani tanda penyerahan KPRS dan KSM yang berisi NIM, NAMA, Program Studi yang bersangkutan, dan tanggal penyerahan KPRS dan KSM.

D. Pemrosesan KPRS

  1. Petugas registrasi FASILKOM menyusun KPRS berdasarkan urutan NIM perangkatan dan dikelompokkan per-program studi.
  2. Petugas registrasi FASILKOM menyampaikan KPRS dan KSM asli ke Petugas Simak paling lambat 2 (dua) hari setelah batas akhir jadwal pengisian KPRS dalam kalender akademik.
  3. Petugas Simak melakukan pemrosesan data KPRS dan selanjutnya menerbitkan Kartu Studi Mahasiswa (KSM).
  4. Petugas Simak menyampaikan KSM ke bagian registrasi FASILKOM selambatlambatnya
    2 (hari) setelah KPRS diterima.
  5. Petugas Registrasi FASILKOM mendistribusikan KSM ke masing-masing mahasiswa. Petugas Registrasi FASILKOM membubuhkan cap stempel PIK pada foto yang telah ditempel pada KSM apabila tidak ada kesalahan dalam KSM. Jika terdapat kesalahan dalam KSM, maka mahasiswa yang bersangkutan harus datang sendiri ke Pusat Registrasi FASILKOM dengan membawa KSM dan salinan KPRS. Petugas akan memperbaiki KSM dan mengganti dengan KSM yang baru. Petugas Registrasi FASILKOM membubuhkan cap stempel FASILKOM pada foto yang telah ditempel pada KSM yang telah diperbaiki.

E. Prosedur Penerbitan Daftar Peserta dan Nilai Akhir (DPNA)

  1. Petugas Simak menerbitkan DPNA dan mendistribusikannya ke bagian Registrasi FASILKOM paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum dimulainya ujian akhir semester sesuai kalender akademik.
  2. Petugas Registrasi FASILKOM mendistribusikan DPNA ke masing-masing dosen pengasuh mata kuliah menjelang pelaksanaan ujian akhir semester mata kuliah yang
    diasuhnya.

F. Prosedur Pengisian DPNA dan Penerbitan Kartu Hasil Studi (KHS)

  1. DPNA yang telah diisi lengkap oleh dosen pengasuh mata kuliah sesuai dengan petunjuk pengisian disampaikan ke Petugas Registrasi FASILKOM sesuai kalender akademik atau sesuai jadual yang telah ditentukan oleh Program Studi.
  2. Petugas Registrasi FASILKOM memeriksa kesesuaian pengisian DPNA dengan petunjuk. Apabila terdapat kesalahan pada penghitaman bulatan nilai maka perbaikan DPNA harus dilakukan oleh dosen pengasuh mata kuliah.
  3. DPNA difotocopy 3 (tiga) rangkap. DPNA asli untuk Pusat Registrasi FASILKOM, 1 (satu) lembar salinan untuk dosen pengasuh mata kuliah dan 1(satu) lembar untuk jurusan/program studi serta 1 (satu) lembar untuk diumumkan.
  4. Petugas Registrasi FASILKOM menyampaikan DPNA ke Petugas Simak paling lambat 4 (empat) hari setelah jadwal penyerahan DPNA ke Petugas Registrasi FASILKOM yang ditetapkan di dalam kalender akademik.
  5. Petugas Simak segera memproses DPNA dan menerbitkan KHS, selanjutnya menyampaikan KHS ke Petugas Registrasi FASILKOM paling lambat 4 (empat) hari sebelum dimulainya masa pengisian KRS.

G. Prosedur Perbaikan KHS

  1. Petugas Registrasi menarik kembali KHS Asli dari mahasiswa bersangkutan
  2. Petugas Registrasi menyiapkan keabsahan berkas untuk diperiksa oleh pimpinan jurusan/program studi.
  3. Petugas Registrasi menyampaikan berkas ke Petugas Simak dengan melampirkan salinan DPNA Mata Kuliah dan KHS asli tersebut.
  4. Pusat Simak segera memproses perbaikan dan menerbitkan KHS yang benar.
  5. Pengusulan berkas perbaikan KHS ke Petugas Registrasi selambat-lambatnya 2 (dua) haris sebelum dimulainya pengisian KRS semester berikutnya.

H. Pengolahan Daftar Kumpulan Nilai (DKN) dan Transkrip Nilai Akademik (TNA)

  1. Mahasiswa yang akan mengikuti ujian akhir program diharuskan memiliki DKN yang diterbitkan oleh Petugas Simak dengan menunjukkan KSM Semester terakhir.
  2. Mahasiswa memvalidasi DKN yang terima pada saat itu juga sesuai dengan KHS asli dari semester 1 sampai dengan semester terakhir. Bila terdapat data nilai yang salah, maka Petugas Simak langsung memperbaiki DKN tersebut. Bagi mahasiswa yang akan mengusulkan beasiswa/kepentingan lainnya dapat meminta penerbitan DKN.
  3. Setelah mahasiswa mengikuti ujian akhir program dan dinyatakan lulus, Petugas Registrasi menyampaikan nilai ujian akhir program/tugas akhir dan DKN ke Petugas Simak selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah mahasiswa dinyatakan lulus dengan berita acara hasil ujian akhir.
  4. Petugas Simak segera menerbitkan TNA dan ditandatangani oleh Ketua Program Studi dan Dekan Fakultas serta disampaikan kepada alumni pada saat pelaksanaan
    wisuda.